Biblio Polis - Vol. 39 (2011) Nr. 2 (Serie nouă)  
ARHIVA  
TEORIE ŞI PRACTICĂ / ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА / THEORY AND PRACTICE
Mariana HARJEVSCHI, Diana BACAL
Concepte şi practici de externalizare a serviciilor de bibliotecă

(studiu de caz la Biblioteca Publică de Drept)

Abstract

The article is an overview on the outsourcing of the library services, offering terminology explanation, including the description of advantages and disadvantages of outsourcing. The author advocates for the implementation of this activity in the library, justifying that they produce savings and improve the quality of library services. Finally, the article presents the experience of the Public Law Library in the partial externalization of loan service in collaboration with the company INCASSO SRL.

Keywords: externalization of library services, loan service, loan (commodatum) contract.

Explicaţii terminologice

Externalizarea serviciilor a reprezentat în ultimul timp o preocupare constantă în mediul economic. În mod special, în condiţiile globalizării acest fenomen a captat şi atenţia specialiştilor din domeniul biblioteconomic, fiind adesea discutat, apreciat, chiar şi criticat de bibliotecari.

Diverse studii, abordate de către specialişti din biblioteconomie subliniază serviciile de externalizare ca fiind o activitate ce se bazează pe contractarea unei persoane sau a unei instituţii finanţate din fonduri publice sau comerciale din exterior pentru a realiza unul sau mai multe servicii în cadrul instituţiei. Această definiţie, enunţată iniţial de către americanii D. Ball şi C. Earl, rămâne a fi similară celei adoptate de Asociaţia Bibliotecilor Americane în 2003, care stipulează ca fiind „servicii de contractare a firmelor externe sau organizaţii, pentru realizarea unor servicii care altfel le-ar fi efectuat angajaţii bibliotecii”.

Termenul de externalizare provine din limba engleză „outsourcing” şi se referă la preluarea sarcinilor şi serviciilor unei companii de către alta, dar specializată într-unul sau mai multe domenii (de exemplu, resurse umane, tehnologii informaţionale, contabilitate). În acest context, teoreticienii divizează externalizarea conform criteriului intern şi al celui internaţional. Astfel, externalizarea internă reprezintă procurarea de către o firmă a unor servicii de la o sursă aflată într-o altă firmă din aceeaşi ţară, pe când externalizarea internaţională este definită ca fiind procurarea de către o firmă a unor servicii de la o sursă aflată într-o altă ţară. Merită a fi menţionat că deseori în mediul businessului, un alt termen, numit „offshoring” este utilizat tangenţial, referindu-se la externalizarea internaţională, dar fiind ca o activitate comercială înregistrată în afara graniţelor ţării în care îşi desfăşoară activitatea.

Actualmente, externalizarea a luat amploare odată cu aplicarea tehnologiilor informaţionale, în mod special posibilităţile oferite de internet, deoarece serviciile pe care le recomandă bibliotecile (de exemplu, servicii de referinţă, catalogare partajată) pot trece atât graniţele geografice, cât şi cele politice, obţinând, în acelaşi timp, un nivel înalt al prestării serviciilor prin profesionalism şi corectitudine. Externalizarea internaţională în business este utilizată în mod special de către firmele cu economii avansate către firmele localizate în ţările cu salarii mici. Pentru biblioteci externalizarea constituie o abordare profesională de pe poziţii egale.

Specificul externalizării
în cadrul bibliotecilor

Motivul externalizării serviciilor în cadrul bibliotecilor se explică prin necesitatea de a gestiona intern unele activităţi, ce nu fac parte din activitatea principală a acestei organizaţii sau pentru care nu există suficiente resurse fie de personal, fie economice pentru o administrare mai eficientă. Pe parcursul dezvoltării sale bibliotecile şi-au externalizat o serie de activităţi, printre cele mai frecvente fiind: aplicarea unor tehnologii informaţionale, achiziţia de carte şi abonare la reviste, furnizarea unor servicii juridice, fotocopierea, catalogarea (OCLC), producerea de fişe pentru cataloagele tradiţionale, chiar şi efectuarea curăţeniei. Managerii bibliotecilor au considerat că aceste servicii deseori erau de natură să disperseze atenţia managementului de la îndeplinirea obiectivelor sale principale. Astfel multe biblioteci din occident au apelat la societăţi comerciale ale căror activitate se bazează exclusiv pe contracte de prestări servicii. În final bibliotecile printre primele servicii externalizate au decis să fie cele de etichetare sau de montare a numerelor de inventar, a cotelor, plătind furnizorilor să efectueze aceste sarcini. Ulterior bibliotecile au apelat la companii pentru a selecta cărţi, a cataloga loturi de cărţi. Alte servicii, precum ar fi cele de curăţare şi de întreţinere, au fost cumpărate ca rezultat al desfăşurării obligatorii a licitaţiilor în vederea selectării pentru prestare a unor servicii mai ieftine. Astfel, prin implicarea autorităţilor publice din Marea Britanie, în urma unor discuţii aprige, întreţinerea clădirilor şi curăţenia internă a instituţiilor publice a revenit pe mâna unor companii de gestionare, acestea oferind calitate şi operativitate, decât continuarea de a face acest lucru ele însele. Bibliotecile s-au numărat printre instituţiile care au apelat la externalizarea acestui serviciu.

În prezent, consideră Asociaţia Bibliotecilor Americane, externalizarea le permite bibliotecilor să se concentreze mai bine asupra soluţionării problemelor majore cu care se confruntă, precum cele vis-à-vis de micşorarea bugetelor, reorganizarea internă (atunci când sunt solicitate de către autorităţile locale) sau iniţierea serviciilor etc., oferind posibilitatea să se exercite unele servicii, acestea desigur desfăşurându-se în cadrul legal naţional.

Totodată, în literatura de specialitate se discută despre avantajele şi dezavantajele externalizării pentru biblioteci. Printre punctele forte ale externalizării serviciilor se numără: competenţe înalte ale difuzării serviciilor şi disponibilitatea angajaţilor privind gestionarea mai bună asigurând rezolvarea unor probleme dificile. Specialiştii consideră că clientul, în cazul dat compania, poate fi mai exigentă decât patronul, adică biblioteca, deoarece este mai uşor de a impune disciplină, seriozitate şi obligaţii unui furnizor decât unui angajat. Astfel, când rezultatele sunt satisfăcătoare, este mai uşor de reziliat un contract cu un furnizor, decât de solicitat concedierea unui angajat care nu corespunde fişei postului.

Eficientizarea costurilor, reprezintă un alt avantaj pentru companie, doar că în această situaţie biblioteca trebuie să întreprindă o serie de activităţi care să menţină controlul asupra firmelor de consultanţă şi de intermediere prin contracte cu clauze bine stabilite, precum: durata contractului, momentul reînnoirii sau desfacerii lui şi condiţiile în care aceste lucruri să poată avea loc, renunţarea de a fi responsabil de anumite erori, care au loc în sistemele firmelor ce se ocupă cu implementarea externalizării.

Cel mai mare avantaj, descoperit de biblioteci, referitor la externalizarea serviciilor, rămâne a fi aplicarea inovaţiilor, un proces costisitor şi care deseori solicită eforturi colosale pentru biblioteci. Printre ultimele servicii de externalizare aplicate de biblioteci se enumeră cele cu referire la digitizarea în masă a colecţiilor sale. În acest context poate fi citată ca exemplu experienţa companiei Google cu cele mai mari biblioteci universitare din cadrul Universităţii Standford şi Universităţii Michigan, urmate de către Harvard Depozitory, Biblioteca Publică din New York şi Biblioteca Bodleiană, ultima contribuind cu cărţi publicate înainte de 1900.

Experienţa Bibliotecii Publice
de Drept

Bibliotecile din Republica Moldova, au o experienţă incipientă referitoare la externalizarea serviciilor, deşi desfăşoară astfel de iniţiative de mai multă vreme. Probabil din considerentul că externalizarea are loc nu sub forma clasică, mizând totalmente pe implicarea unei companii, ci doar parţial. Astfel, putem menţiona, practici de externalizare a serviciilor în cadrul Bibliotecii Municipale „B.P. Hasdeu” cu referire la legarea revistelor, copertarea cărţilor, crearea iniţială a paginii web, menţinerea echipamentului de imprimare, în mod special încărcarea cartuşelor etc.

În 2010, ca experiment, Biblioteca Publică de Drept, filială a Bibliotecii Municipale, la iniţiativa companiei „Incaso” a lansat serviciul de împrumut la domiciliu, urmând procedurile juridice ale unui împrumut gratuit, numit comodat.

În urma acestei colaborări Biblioteca Publică de Drept şi-a propus perfecţionarea serviciului de împrumut la domiciliu, dar şi reducerea numărului de restanţieri prin implementarea profesionalistă a tehnologiilor şi metodologiilor moderne, astfel încât externalizarea acestui serviciu a devenit o practică de succes şi un exemplu elocvent pentru sistemul biblioteconomic naţional.

Necesitatea abordării diferite a acestui serviciu a fost practica incorectă utilizată de biblioteci, în mod special în cele publice cu privire la împrumutul de documente la domiciliu. Acesta, de cele mai multe ori, presupunând reţinerea actului de identitate a beneficiarului cu scopul asigurării restituirii de către acesta a documentelor transmise în termen şi în starea fizică în care le-au primit.

Reţinerea actelor de identitate, conform legislaţiei naţionale prezintă riscuri importante. În cadrul unui seminar organizat de Biblioteca Publică de Drept în 2008, Ecaterina Erjiu, profesoară la Facultatea de drept a USM, a prezentat primul studiu despre cadrul legal cu privire la împrumutul la domiciliu în biblioteci şi care poate fi aplicat în cazul în care sunt reţinute actele personale ale utilizatorilor. Când actul de identitate este pierdut, biblioteca este obligată să achite costul acestuia şi să recupereze prejudiciile cauzate prin pierderea lui. În cazul în care actul de identitate este distrus sau folosit în scopuri ilegale, persoanele care erau responsabile de păstrarea acestuia pot fi atrase la răspundere. Menţionăm că, deşi reţinerea actului de identitate este una eficientă pentru biblioteci întru asigurarea îndeplinirii obligaţiei de înapoiere a documentului transmis în folosinţă către utilizatori, această practică contravine mai multor prevederi legale.

Actualmente, legislaţia civilă şi procesual civilă a Republicii Moldova oferă mecanisme legale ce ar permite prestarea serviciului de împrumut la domiciliu într-un mod ce prezintă riscuri legale. Astfel, primul mecanism implementat de către Biblioteca Publică de Drept a fost încheierea unui contract de comodat cu utilizatorii bibliotecii.

Sugestiile şi explicaţiile experţilor din domeniul juridic nu au avut nicidecum la bază folosirea termenului de „contract de împrumut” deseori utilizat de biblioteci. Acesta se utilizează în legislaţia naţională pentru a desemna acţiunea de transmitere a documentelor bibliotecii în folosinţă temporară utilizatorilor obligând să restituie banii în aceeaşi sumă sau bunuri de acelaşi gen, calitate sau cantitate la expirarea termenului pentru care i-au fost oferite. Spre deosebire de comodat, în contractul de împrumut împrumutatul, adică utilizatorul, obţine dreptul de proprietate asupra bunului care i-a fost dat, fiind în drept să dispună de el după bunul său plac. Specificul bunurilor transmise de către bibliotecă beneficiarilor însă nu permite transmiterea dreptului de proprietate asupra lor, deoarece documentele din fondurile bibliotecilor prezintă o valoare aparte pentru societate. În cadrul comodatului beneficiarul va fi obligat să întoarcă acelaşi bun (individualizat: autor, ediţie, locul publicării, redacţie etc.) pe care l-a luat, iar la contractul de împrumut, împrumutatul poate întoarce alte bunuri care sunt similare acelui împrumutat.

Deşi aplicarea contractului a fost o procedură dificilă, Biblioteca Publică de Drept a reuşit să-l implementeze, dar având restanţe la aplicare în totalitate a mecanismului de restituire a cărţilor. Astfel pe parcursul anului 2010 Biblioteca Publică de Drept împreună cu „Incaso” SRL au încheiat un contract de prestare servicii privind recuperarea documentelor transmise către utilizatori, aceasta presupunând delegarea unor servicii atât informaţionale, cât şi juridice. Deci, parţial, biblioteca şi-a externalizat serviciul de împrumut la domiciliu, mizând pe recuperarea documentelor transmise către utilizatori într-o formă legală şi eficientă.

Primii paşi privind externalizarea serviciului de împrumut a fost perfectarea cadrului de reglementare intern de bibliotecă şi ajustarea acestuia la cel naţional. Atât completarea noului contract de comodat, cât şi modificarea Regulamentului de ordine interioară a Bibliotecii Publice de Drept, au servit ca o modalitate de legalizare a serviciului menţionat. Desigur, acest serviciu a fost posibil prin existenţa atât a bazei de date a utilizatorilor, cât şi a catalogului electronic al bibliotecii, ambele permiţând evidenţa persoanelor care împrumută şi a cărţilor propuse spre împrumut la domiciliu. Ulterior a fost creată o bază de date a persoanelor restante, asigurând comunicarea între bibliotecă şi compania contractată.

Delegând parţial unele funcţii ale serviciului de împrumut la domiciliu companiei „Incaso”, biblioteca şi-a concentrat eforturile asupra furnizării şi completării colecţiei de carte, precum şi asupra oferirii calitative a împrumutului propriu-zis al cărţilor către utilizatori mult mai eficient. La fel, biblioteca şi-a îmbunătăţit serviciul prin operativitate şi calitate, extinzând serviciul unui cerc mult mai mare de utilizatori, lăsând pe seama companiei contactarea restanţierilor, fie prin telefon, fie prin deplasarea la domiciliu, precum şi reprezentarea în instanţe în cazul imposibilităţii returnării cărţilor.

În final, concluzionăm că externalizarea este un parteneriat benefic atât pentru companiile contractate, cât şi pentru biblioteci, părţile beneficiind de sprijin reciproc. Comunicarea între acestea permite aşteptările să fie gestionate cu succes, fapt demonstrat în cadrul Bibliotecii Publice de Drept prin prestarea serviciului de împrumut la domiciliu, aplicat şi gestionat împreună cu compania „Incaso”.

Bibliografie

Ball, David. A Study of Outsourcing and Externalization by Libraries. Boumemouth University, 2002. 106 p.

Ball, David. A weighted decision matrix for outsourcing library services. În: Bottom Line: Managing Library Finances. 2003, vol. 16, pp. 25-30.

Ebbinghouse, C. Library outsourcing – a new look. În: Searcher. 2002, nr. 10 (4).

Erjiu, E. Împrumutul de cărţi la domiciliu în cadrul bibliotecilor. Reglementări juridice actuale. În: BiblioPolis. 2008, nr. 2, pp. 21-25.

Meşniţă, Gabriela. Caracteristicile pieţei româneşti pentru externalizarea analele ştiinţifice ale Universităţii „Alexandru Ioan Cuza”. În: Ştiinţe Economice. 2006, tom. LII/LIII, pp. 314-320.

Negruţă, Adina Letiţia. Este outsourcingul o tendinţă în managementul strategic al organizaţiilor? În: Studia Universitatis Babes Bolyai. 2004, nr. 1, pp. 45-54.

Robert S. Martin. The Impact of Outsourcing and Privatization On Library Services and Management: A Study for the American Library Association. Chicago, ALA, 2000. 111 p.

Sîrbu, Janetta. Externalizarea – opţiune de flexibilizare în întreprinderile de prestări servicii din Cluj-Napoca. În: Revista Œconomica. 2006, vol. 1, pp. 67-73.

Mariana HARJEVSCHI,

director, Biblioteca Publică de Drept;

Diana BACAL,

bibliotecar, Biblioteca Publică de Drept